4 ključna elementa za kreiranje uspešnih događaja

Kada kreirate događaje vaš cilj treba da bude oduševljenje učesnika, stejkholdera, partnera i, na kraju, vas, samih organizatora. Ni jedan događaj ne bi trebao da isporučuje osrednje iskustvo, već da prosvetli, inspiriše, povezuje,  priredi iznenađenja, radost i uzbuđenje kao i da doprinese opštem napretku.  Naravno, ne postoje gotova rešenja i recepti, ali postoje određeni elementi koji se moraju razmotriti u procesu stvranja uspešnih događaja. A to su: kreiranje doživljaja, razvoj, neprestano eksperimetisanje i uključivanje publike.

U engleskom govornom području ih zovu 4 “E” – experience, evolving, experimenting, engagement, a njihova uspešna implemnentacija u događaje zahteva znanja, veštine i u velikoj meri kreativnost.

1. Kreirajte doživljaje

Kako bi vaš događaj bio jedan od onih “za pamćenje” morate kreirati doživljaje. Ljudi su skloni da pamte doživljaje, naravno, duže pamte one koji su ih oduševili. Pre će zapamtiti (i preneti) drugima kako su, na primer, otišli na neko nestandarno putovanje, krstarili okeanom, učestvovali u raftingu na planinaskoj reci ili u nekom drugom adrenalinskom sportu,  posetili koncert neke velike zvezde ili nešto slično, nego kako su kupili neku materijalnu stvar (poput kola, odeće, telefona itd.). Jednostavno, ljudi više pamte doživljaje nego stvari. Zato je važno da vaši događaji budu tako dizajnirani da isporučuju iskustva, da budu jedinstveni, da evociraju emocije i pružaju (pored znanja) zadovoljstva učesnicima. To znači da svaki detalj, od izbora prostora, preko izbora govornika/izvođača, tima i tehnologije pa do follow up aktivnosti, treba da budu u službi kreiranja nezaboravnih i jedinstvenih doživljaja. Tj. treba da proivedu WOW efekat.

2. Konstantno napredujte

Svaki novi događaj koji kreirate mora nadmašiti predhodni, bar minimalno, ako ne značajno. Tri načina na koja to možete uraditi jesu kroz analiziranje događaja, učenje na grešakama i unapređivanje sopstvenih kapaciteta.

Analiza događaja

Ukoliko mislite da se završili sav posao vezan za događaj nakon što ste podelili sertifikate ili ispratili predavače i delegate, pravite veliku grešku. Upravo nakon događaja kreće glavni posao kako bi vaši klijenti/delegati i ubuduće bili zadovoljni i stalno vam se vraćali. Važno je nakon održanog događaja napraviti analizu na osnovu povratnih informacija od učesnika, organizovati sastanak sa članovima organizacionog tima, ukazati na probleme, greške, druge načine kako je moglo nešto biti organizovano i posebno obratiti pažnju na one komentare koji su imali negativan prizvuk, kako se greške ne bi ponovile. Naravno, ponavljanje istih grešaka vam nikako nije u interesu.

Učite na greškama

Greške su neminovne i ne treba da vas plaše, a još manje demotivišu. Naprotiv, posmatrajte greške kako jednu veliku šansu da unapredite vaš događaj. Zato je važno da budete svesni njihovog postojanja i da im pristupite konstruktivno, jer možda će velike šanse isplivati iz njihove identifikacije i analize.  Učenje na greškama možda jeste najteže, ali je istovremeno i najbolje, jer jedino ako radite na njihovom popravljanju neće se dogoditi da se one ponove.

Ulažite u sebe

Kako bi vaš događaj konstantno napredovao, potreban je napredak i njihovih kreatora, tj. vas. Verovatno ste čuli od mnogih da je ulaganje u sopstvene kapacitete najbolja investicija, onda osvajajte nova znanja i veštine koje možete primeniti u vašim događajima i zapamtite da će vaš događaj napredovati samo ukoliko i vi napredujete kao event menadžer, marketing menadžer ili PCO (professional conference organizer). Postoji mnogo načina na koje to možete uraditi – pratite trendove iz vaše industrije, pohađajte treninge iz specijalizovani oblasti, učestvujte i na događajima koje organizuju drugi i učite od njih, čitajte, čitajte, čitajte…Danas, kada vam je svaka tema na par klikova od vas pratite specijalizovane portale i blogove za vašu industriju, sajtove koji objavljuju istraživanja, primere dobrih i loših praksi, pronađite ljude slične vama i diskutujte sa njima online  itd. Eto, čitajući ovaj blog post vi to već radite 🙂

3. Eksperimentišite

Postoji još jedna stvar koju nikako ne bi trebalo da izbegavate, a to je eksperimentisanje! Razmislite o promeni formata događaja, vremenu trajanja, strukturi, lokaciji, prostoru, pratite trendove, pokušajte sa implementacijom neke nove ideje ili tehnologije za interakciju sa publikom i slično. Možda nećete uvek ostvariti željen efekat, ali bolje je da pokušavate i eksperimentišete nego da vam događaj svaki put liči na predhodni – to izbegavajte u širokom luku. Zašto? Pogledajte tačke 1. i 2. ovog blog posta ponovo.

4. Angažujte vašu publiku

Ovo je top prioritet oko koga sve ostalo treba da se vrti. Ako treba da “dubite na glavi” kako bi stvorili što bolju interakciju sa vašom publikom, uradite to. Naravno, postoje i manje bolni načini kako da učesnici vašeg događaja budu što više uključeni u sam događaj. Jedan od važnih elementa jeste izbor moderatora, plejmejkera dana za koji ste tako dugo radili i trudili se. Moderator je osoba koja treba da motiviše publiku, da inicira diskusiju, napravi dobar uvod u panele, usmeri razgovor i, na kraju, zna kada mikrofon da preusti durgom učesniku. Kada smo kod novih tehnogija, na tržištu se pojavljuje sve više aplikacija namenjenih upravo većoj interkaciji sa publikom poput slido, conferize, attendify i druge.  Publika se uveliko promenila, generacija Y je počela da dominira sa svojim željama za što većom interakcijom, a na vama je da pratite te trendove i uvek budete u korak sa njima, ako ne jedan ispred njih. Na taj način ćete osigurati da vaš događaj bude zapamćen, a vaša publika vaš amasador.

Pored navedenih elementa bićemo slobodni da dodamo i peto E – entertainment. Upravo karakteristike današnjih posetilaca konferencija, kongresa i raznih drugih događaja tzv. “milenijalsi” (kako još nazivaju generaciju Y) koje se odnose na potrebe za što većom zabavom, krativnosti i fleksibilnosti kako u privatnom tako i u poslovnom životu, zatim potrebe za aktivnom participacijom i razmenom iskustava, upotrebu društvenih mreža itd. iziskuju i potrebu za “funky” i zabavnim elemenetima događaja i takvom pristupu njihovom dizajnu. Vi, kao organizator događaja takođe treba da se zabavite u procesu dizajniranja i realizacije događaja i da takav ton i manir prenosite na publiku (naravno, sa merom). Ivent menadžment ume da bude stresan posao, pa ako se ne zabavljate i ne uživate u onome što  radite teško da ćete biti potpuno zadovoljni i uspunjeni čak i ako vam događaj protekne savršeno. Zato, smejte se i zabavljajte, igrajte i eksperimentišite, pokušavajte, grešite i napredujte, jer “Vi ste jedini odgovorni za sve što jeste, sve što imate i sve što ste postali.” Srećna vam organizacija događaja.

Bilo bi nam zadovoljstvo da u komentarima čujemo vaša iskustva vezana za uspešnu organizaciju događaja.

Ako vam se svideo tekst nećemo vam zameriti ako ga podelite sa vašim prijateljima 🙂

Genioso prilagođen tekst